Рішення призначені для:
При розробці рішення "PM Управління проектами" враховувалися світові стандарти управління проектами та портфелями проектів, а також досвід автоматизації проектно-орієнтованих підприємств
Основні бізнес-процеси, що автоматизуються з використанням “PM Управління проектами”:
Підсистема проектного управління
Управління проектами
Паспорт проекту дозволяє фіксувати і зберігати в системі загальну інформацію про проект. У паспорті проекту відображаються реквізити, що описують основні параметри проекту, такі як поточний керівник, поточний статус, підрозділ, портфель проекту, програма проекту та інші параметри. Життєвий цикл проекту в рамках системи складається з п’яти стадій:
Планування змісту і термінів проекту
План проекту – сукупність структурної декомпозиції робіт, календарних термінів, контрольних подій і даних про залучені трудові, матеріальні і фінансові ресурси – може бути введений в систему декількома способами:
Також план проекту може бути введений в систему комбінованим способом: частина даних береться з шаблону, частина завантажується з файлу MS Project, частина даних вводиться і/або коригується вручну. Система підтримує два методи оперативного планування проектних робіт:
Візуальний інструментарій системи дозволяє керівнику отримати інформацію про проект в різних уявленнях: табличні уявлення, дерево даних, діаграми Ганта, карта проектних віх, мережевий графік. Фази і контрольні точки проекту
Фази проектів
Дерево ключових показників проекту
Дерево ключових показників проекту
Планування обсягів і поставок проекту
Планування поставок і планування обсягів проекту – введення в систему інформації про плановані результати виконання проектної задачі. План поставок і обсягів вноситься в систему в кількісних і сумових значеннях. При цьому плановані результати можуть бути віднесені або на дату початку завдання, або на дату закінчення завдання, або розподілені по періоду завдання. Плановані результати можуть бути включені в плановий бюджет доходів проектної задачі з деталізацією за підрозділами. Планування субпідрядів і матеріальних витрат проекту
Планування використання матеріалів, устаткування, субпідрядів і додаткових витрат проекту – введення в систему інформації про плановані витрати, необхідні для виконання проектної задачі. План використання матеріалів і обладнання вноситься в систему в кількісних і сумових значеннях. План використання субпідрядів і додаткових витрат вноситься в систему в сумових значеннях. При цьому плановані витрати можуть бути віднесені або на дату початку завдання, або на дату закінчення завдання, або розподілені по періоду завдання. Заплановані витрати можуть бути включені в плановий бюджет витрат проектної задачі з деталізацією за підрозділами. Планування персоналу і трудовитрат проекту
Система дозволяє призначати керівника конкретної проектної задачі і автоматично її підзадач, відмінного від керівника проекту в цілому. Відмінною особливістю системи є рольова структура трудових ресурсів, яка спрямована на полегшення процесу планування, управління і аналізу не тільки трудових ресурсів, а й проектного управління в цілому. Співробітник в рамках системи являє собою конкретну фізичну особу, яка займає певну посаду на підприємстві. Трудовий ресурс являє собою унікальну сукупність людських ресурсів і апаратних засобів, залучену в якості виконавця тих проектних робіт, які в рамках системи є елементарними (не декомпозуються). Роль трудового ресурсу – це абстрактний трудовий ресурс, який об’єднує в собі кваліфікацію, посадові обов’язки і місце у функціональній ієрархії підприємства. Ролі трудових ресурсів використовуються при розробці плану проекту, аналізі здійсненності проекту і оперативному плануванні завантаження трудових ресурсів. Призначення трудових ресурсів на проект – введення в систему інформації про те, які саме трудові ресурси підприємства передбачається використовувати для виконання робіт в рамках того чи іншого проекту. Призначення ролей і планування трудовитрат проектного завдання – введення в систему інформації про те, які саме ролі трудових ресурсів підприємства передбачається використовувати для виконання робіт в рамках конкретної проектної задачі. При цьому вказується обсяг трудовитрат і їх вартість. Вартість залучення трудових ресурсів можна вводити як вручну, так і за допомогою раніше заданої нормованої вартості використання ресурсів. Призначення конкретних трудових ресурсів і планування трудовитрат проектного завдання – введення в систему інформації про те, які саме конкретні трудові ресурси підприємства передбачається використовувати для виконання робіт в рамках конкретної проектної задачі. Управління завантаженням і робочим часом за проектами
Аналіз завантаження ролі/спеціальності
Для аналізу виконання портфеля проектів, який моделюється, в системі передбачена обробка “Аналіз завантаження ресурсів”, яка дозволяє вчасно відстежити конфлікт використовуваних ресурсів між затвердженими, виконуваними і запланованими проектами підприємства (ресурсний конфлікт). Для аналізу завантаження трудових ресурсів в системі передбачений відповідний звіт, який призначений для отримання інформації по запланованому завантаженню трудових ресурсів в розрізі проектів, проектних завдань, елементарних операцій і періодів часу. Для планування оперативного завантаження фахівців на проектах в системі передбачена відповідна обробка, яка призначена для оперативного розподілу погодинного часу фахівців між завданнями різних проектів. Для обліку робочого часу за проектами в системі передбачений документ “Розподіл робочого часу за тиждень”, який призначений для введення в систему даних про розподіл робочого часу, витраченого трудовим ресурсом, протягом календарного тижня, за проектними і позапроектними завданнями, а також для введення в систему даних про втрачений (витрачений непродуктивно) робочий час. Реєстрація фактичних даних і подій проекту
Для кожної проектної задачі існують плани освоєних обсягів, матеріальних витрат і плани додаткових витрат. В процесі виконання проекту фактичні дані можуть розходитися з плановими. Для реєстрації фактично виконаних освоєних обсягів, витрат матеріальних ресурсів і додаткових витрат в системі передбачені відповідні документи. Для фіксації факту контрольної події (проходження віхи) в системі передбачений документ “Закриття проектної віхи”. Для збору і візуалізації інформації про господарські операції (представлених первинними документами), які були зроблені в рамках конкретного проекту, в системі передбачена обробка “Господарські операції проекту”. Управління фінансами проектів
Система дозволяє створювати, зберігати і актуалізувати плани трьох бюджетів проекту: бюджет витрат за проектом, бюджет доходів за проектом, бюджет руху грошових коштів (надходжень і виплат) за проектом. Елементи бюджетів зберігаються в розрізі проектних завдань, статей бюджету, контрагентів і контрактів (договорів з контрагентами). Для бюджету витрат за проектом в системі передбачена функція автоматичного формування елементів бюджету. Бюджет витрат формується за інформацією про витрати, заплановані на залучення трудових, матеріальних і фінансових ресурсів до виконання проектної задачі. Автоматичне формування проводиться на підставі схеми розподілу суми, запланованої на залучення того чи іншого ресурсу, за статтями витрат. Схема розподілу налаштовується користувачем, причому допустима ситуація, коли за статтями бюджету витрат розподіляється не вся запланована сума, а лише якась частина. Ключовою особливістю контуру управління фінансами проекту є неявна прив’язка елементів бюджету до календарних періодів. При плануванні бюджетів період задається у вигляді набору правил, що описують прив’язку елемента бюджету до тимчасових рамок проектної задачі. При зміні термінів проектної задачі (в тому числі і при виконанні актуалізації проекту) система виробляє автоматичний перерахунок фінансових планів. Введення даних про фактичні надходження і виплати, а також про нарахування фактичних доходів і витрат, може проводитися на будь-якій стадії життєвого циклу проекту, і навіть після завершення проекту. На рівні бюджетів проекту система дозволяє виробляти:
Візуальний інструментарій системи дозволяє користувачеві отримувати дані бюджетів проекту, як в табличному вигляді, так і в графічному (діаграми і графіки). У межах однієї екранної форми можна отримати детальний і зведений план будь-якого з бюджетів, зіставлення доходів з витратами і надходжень з виплатами, зіставлення планових і фактичних даних, і т.д. Диспетчеризація проектних робіт
Методологія, закладена в систему, визначає для проектних робіт ряд особливостей, що підвищують ефективність процесів планування і контролю. А саме:
Життєвий цикл проектної роботи складається з наступних стадій:
Допускається нелінійне проходження проектної роботи за стадіями: завдання може бути повернуте виконавцю на доопрацювання, завдання може бути завершене з ознакою “неуспішно” (в цьому випадку створюється новий екземпляр завдання і передається іншому виконавцю), і т.д. Реалізований в системі механізм ескалацій проектних робіт дозволяє виконавцю донести до керівництва дані про передбачувані затримки виконання робіт. Ці дані використовуються механізмом актуалізації – “погані новини” впливають на календарні терміни проекту за фактом їх реєстрації в системі. На рівні проектних робіт система дозволяє виконувати:
Візуальний інструментарій системи дозволяє користувачеві в зручній формі одержувати інформацію про роботи, в яких він є або виконавцем, або керівником. У поданні списку завдань активно використовується колірне і графічне кодування, можливий висновок списку завдань у вигляді діаграми Ганта. Актуалізація проекту
Ключовим механізмом контуру управління проектами є механізм актуалізації проекту: на підставі даних про фактичне виконання (або ж зриві виконання) проектних робіт нижнього рівня декомпозиції система виробляє повний перерахунок календарних термінів всіх елементів проекту. Актуалізація проекту, що виконується регулярно, дозволяє керівнику отримувати достовірну інформацію про стан робіт і оперативно реагувати на виникаючі проблеми. Версіонування проекту
Система дозволяє створювати і зберігати в інформаційній базі необмежену кількість версій плану проекту. Основне завдання підсистеми версіонування – дати можливість користувачам системи вести паралельно кілька планів по одному проекту. Одночасне ведення декількох планів необхідне для наступних цілей:
План-фактний аналіз проекту
Управління комунікаціями проекту
Система дозволяє створювати і зберігати в інформаційній базі завдання проектів. Завдання проектів призначені для введення і обліку внутрішніх робіт проектного офісу. Завдання можуть бути прив’язані до проекту або проектної задачі, або бути самостійною одиницею. В системі передбачений механізм коментування завдань і механізм управлінням статусами завдань. Управління знаннями, нормування
Система дозволяє створювати і зберігати в інформаційній базі шаблони проектів. Шаблон може являти собою як закінчений план проекту, так і будь-який з фрагментів плану проекту. Структура даних шаблону практично повністю ідентична структурі проекту: структурна декомпозиція робіт, інформація щодо трудових, матеріальних і фінансових ресурсах, бюджети. Головна відмінність шаблону від плану проекту полягає в тому, що в шаблоні немає календарних термінів. По суті, шаблон проекту описує технологію, використовувану підприємством для виконання типових проектів. В системі реалізована можливість обміну даними між контурами управління проектами та управління знаннями. Будь-який план проекту можна зберегти у вигляді шаблону. Будь-який з шаблонів можна завантажити в план проекту, при цьому план проекту може бути заміщений, а може бути доповнений даними шаблону – план проекту може бути зібраний з декількох шаблонів. При виконанні будь-яких операцій обміну даними між контурами управління знаннями та управління проектами в інформаційній базі зберігається зв’язок між елементом шаблону і відповідним йому елементом проекту. На рівні шаблону проекту система дозволяє виконувати:
Оцінка проекту і розрахунок ціни контракту
В системі передбачений документ, що дозволяє на підставі інформації про кількість людино-годин, за ролями, що вимагаються на реалізацію контракту, і сумами інших витрат сформувати звіт, що відображає заплановану собівартість контракту, можливий прибуток і рентабельність, розрахувати планову вартість контракту при заданому % рентабельності. На підставі документа “Розрахунок вартості контракту” і шаблону проекту система дозволяє сформувати план проекту. Управління проектними договорами
Система дозволяє деталізувати склад договору контрагентів до актуємих етапів, вказати умови оплати за договором і встановити зв’язок між договором та етапами проекту. Інформація про умови оплати за договором використовується при формуванні бюджету руху грошових коштів за етапами проекту. Управління документами проекту Варіанти роботи з документами:
Система дозволяє використовувати внутрішню підсистему роботи з файлами або зовнішню – “Документообіг КОРП”. Основні дії з документами (відкриття, редагування, запис нової версії) доступні безпосередньо з системи. Для об’єктів деяких типів (проекти, проектні завдання і т.д.) система дозволяє створювати, зберігати і модифікувати посилання на документи, розташовані в сховищі “Документообіг КОРП”. Управління ризиками проекту
Управління портфелями і програмами проектів
Система дозволяє об’єднувати проекти в програми та портфелі. В одному портфелі і/або одній програмі проектів можуть перебувати проекти на різних стадіях життєвого циклу. Портфель проектів і програма проектів є додатковими аналітичними розрізами для всіх звітів і аналітичних інструментів системи, в яких в тій або іншій якості фігурують проекти. На рівні портфеля проектів система дозволяє проводити:
Управління ресурсами проектної організації
Система підтримує три варіанти управлінської структури підприємства:
В системі використовуються рольова структура трудових ресурсів і трирівневе планування проектних робіт: на етапах попереднього і остаточного планування роботи плануються за ролями (спеціальностями), потім на етапі оперативного планування проводиться розподіл робіт між трудовими ресурсами. Система дозволяє нормувати вартість залучення трудових ресурсів до виконання робіт, для одного трудового ресурсу та/або ролі в системі може зберігатися будь-яка кількість облікових ставок. На рівні пулу трудових ресурсів система дозволяє виконувати:
Технологічні переваги Рішення “PM Управління проектами” розроблено на технологічній платформі “1С:Підприємство 8.3”, яка дозволяє:
Механізм функціональних опцій, реалізований в “PM Управління проектами”, дозволяє “включати” або “вимикати” різні функціональні частини прикладного рішення без програмування (зміни конфігурації). Порівняння функціональних можливостей продуктів “PM Управління проектами ПРОФ” та “PM Управління проектами КОРП”:
Функції | ПРОФ | КОРП |
Оцінка проекту і розрахунок ціни контракту | – | + |
Управління проектами | + | + |
Планування змісту і термінів проекту | + | + |
Контрольні точки проекту | – | + |
Проектне бюджетування | + | + |
Управління проектними договорами | + | + |
Планування персоналу і трудовитрат проекту | + | + |
Управління завантаженням і робочим часом по проектам | + | + |
Планування обсягів і поставок проекту | + | + |
Планування субпідрядів і матеріальних витрат проекту | + | + |
Реєстрація фактичних даних і подій проекту | + | + |
Диспетчеризація проектних робіт | + | + |
Актуалізація проекту | + | + |
Версіонування проекту | + | + |
План-фактний аналіз проекту | + | + |
Управління комунікаціями проекту | + | + |
Управління документами проекту | + | + |
Управління ризиками проекту | – | + |
Управління портфелями і програмами проектів | + | + |
Нормування, проектні рішення | – | + |