Архивы

Автоматизация документооборота ГП «Украинский фармацевтический институт качества»

Компанией «Ай Ти Артель» автоматизирован документооборот ГП «Украинский фармацевтический институт качества».

Основной деятельностью ГП «Украинский Фармацевтический Институт Качества» является проведение экспертиз:

  • проектов регламентов на производство лекарственных средств;
  • проектов-досье производственных участков;
  • проектов строительства и реконструкции производственных участков;
  • материалов заявки о выдаче сертификата или заключения о соответствии производства лекарственных средств требованиям GMP.

Необходимость автоматизации системы документооборота была обусловлена значительным бумажным документооборотом предприятия, частым отсутствием на рабочих местах сотрудников в связи с командировками, необходимостью контроля сроков по выполнению экспертиз и проверок.

Перед компанией «Ай Ти Артель» были поставлены следующие задания:

  • оптимизировать бизнес-процессы компании для сокращения срока их прохождения;
  • повысить контроль над качеством и сроками выполнения поставленных заданий сотрудникам;
  • сократить бумажный документооборот;
  • уменьшить сроки согласования документов;
  • сократить время на поиск необходимой документации;
  • обеспечить доступ всех сотрудников к единой базе документооборота;

В марте 2013 года на базе ПП «1С:Документооборот 8 КОРП для Украины» было автоматизировано 25 рабочих мест и запущены в работу следующие подсистемы:

  • делопроизводство;
  • учет и хранение документов;
  • учет и контроль исполнения поручений;
  • учет договоров.

Кроме того, специалистами фирмы «Ай Ти Артель» была разработана и реализована система ролевого согласования документов. Список согласующих лиц определялся конкретными ролями и должностями пользователей, таким образом, при отсутствии сотрудников за них могли согласовать документы другие пользователи с одинаковыми ролями. Настроены механизмы оповещений сотрудников о постановке им новых заданий, также разработаны и реализованы оповещения сотрудников о приближении крайних сроков исполнения заданий. Настроены шаблоны бизнес-процессов, документов и файлов в системе, что помогло сократить время на создание новых документов. Добавлены новые реквизиты для отображения всей необходимой информации в документах компании. Разработана автоматическая остановка и запуск бизнес-процессов согласно нашим требованиям. По всем процессам были написаны пошаговые инструкции для пользователей по работе с документами.

В результате реализованного на предприятии «Украинский фармацевтический институт качества» проекта автоматизации делопроизводства:

  • повысился контроль сроков выполнения поставленных заданий;
  • значительно сократилось время согласования документов;
  • организовано хранение всех документов в электронном виде;
  • автоматизировано прохождение бизнес-процессов предприятия;
  • сократился срок составления новых документов.