Архивы

Автоматизация документооборота ГП «Украинский фармацевтический институт качества»

Компанией «Ай Ти Артель» автоматизирован документооборот ГП «Украинский фармацевтический институт качества».

Основной деятельностью ГП «Украинский Фармацевтический Институт Качества» является проведение экспертиз:

  • проектов регламентов на производство лекарственных средств;
  • проектов-досье производственных участков;
  • проектов строительства и реконструкции производственных участков;
  • материалов заявки о выдаче сертификата или заключения о соответствии производства лекарственных средств требованиям GMP.

Необходимость автоматизации системы документооборота была обусловлена значительным бумажным документооборотом предприятия, частым отсутствием на рабочих местах сотрудников в связи с командировками, необходимостью контроля сроков по выполнению экспертиз и проверок.

Перед компанией «Ай Ти Артель» были поставлены следующие задания:

  • оптимизировать бизнес-процессы компании для сокращения срока их прохождения;
  • повысить контроль над качеством и сроками выполнения поставленных заданий сотрудникам;
  • сократить бумажный документооборот;
  • уменьшить сроки согласования документов;
  • сократить время на поиск необходимой документации;
  • обеспечить доступ всех сотрудников к единой базе документооборота;

В марте 2013 года на базе ПП «1С:Документооборот 8 КОРП для Украины» было автоматизировано 25 рабочих мест и запущены в работу следующие подсистемы:

  • делопроизводство;
  • учет и хранение документов;
  • учет и контроль исполнения поручений;
  • учет договоров.

Кроме того, специалистами фирмы «Ай Ти Артель» была разработана и реализована система ролевого согласования документов. Список согласующих лиц определялся конкретными ролями и должностями пользователей, таким образом, при отсутствии сотрудников за них могли согласовать документы другие пользователи с одинаковыми ролями. Настроены механизмы оповещений сотрудников о постановке им новых заданий, также разработаны и реализованы оповещения сотрудников о приближении крайних сроков исполнения заданий. Настроены шаблоны бизнес-процессов, документов и файлов в системе, что помогло сократить время на создание новых документов. Добавлены новые реквизиты для отображения всей необходимой информации в документах компании. Разработана автоматическая остановка и запуск бизнес-процессов согласно нашим требованиям. По всем процессам были написаны пошаговые инструкции для пользователей по работе с документами.

В результате реализованного на предприятии «Украинский фармацевтический институт качества» проекта автоматизации делопроизводства:

  • повысился контроль сроков выполнения поставленных заданий;
  • значительно сократилось время согласования документов;
  • организовано хранение всех документов в электронном виде;
  • автоматизировано прохождение бизнес-процессов предприятия;
  • сократился срок составления новых документов.

Порядок работы и начальные настройки в программе 1С Документооборот 8 КОРП.

1)Добавить информационную базу

2)Зайти в режиме конфигуратор и добавить пользователя с полными правами (Администратор)

Администрирование —> Пользователи —> Действия —> Добавить:

a-1c-creating - user-1l- uozyasoa - pqhykvqwfrne

 

Дать полные права на закладке «прочие».

b-1c-creating - user-1f- gtawqgod - ksihzcyosjxu

 

После этого переходим в режим 1С Предприятие, после заполнения настроек, система предложит перезапуститься. Необходимо будет заполнить основные настройки в разделе «Настройка и администрирование» —>»Настройка программы».

c-1c-setting -program-1l - cqyrmulpk -goqibzuhr - omlggyhxgyiiklz

 

Перед созданием пользователей и папок документов желательно заполнить данные об организационной структуре, должностях сотрудников и физических лицах.

Создаем физических лиц:

Раздел «Нормативно-справочная информация» —>»Физические лица» —> «Добавить».

d-1s-normative-reference -information-twlxizkpqy -oveeqxyxcw -gwesizvefd-wzaiwihhyygmulq -1k

 

В этом же разделе  заполняем справочник должности .

После этого можно заполнить справочник «Пользователи»:

раздел «Настройка и администрирование» —>»Пользователи».

1)      Создаем структуру предприятия – создание элементов – групп.

2)      В группы добавляем пользователей (элементы списка справочника).

e-1c-settings-list- user-1k- bgsmshujn-kzpevv -wrcvjsckgiqgi-1j

 

При выборе подразделения в форме элемента справочника пользователи, мы попутно заполняем справочник «Структура предприятия».  При выборе руководителя подразделения возникает коллизия, если он еще не создан (или мы его создаем). Выбираем пустой элемент.

После заполнения структуры и создания всех пользователей желательно еще раз пройти структуру предприятия и заполнить поле руководитель для каждого подразделения. Это важно для раздела бизнес-процессы, если направление задач пользователям зависит от подразделения.

 

После создания пользователей можно перейти к настройке прав доступа  папок, в которых будут храниться документы. Рассмотрим  для примера настройку прав внутренних документов.

Существуют по крайнем мере две стратегии создания папок для документов: в соответствии с организационной структурой и другая. Во втором случае обычно за основу берется структура бизнес-процессов предприятия.  Возможна также смешанная модель.

f- 1c-internal document-1w-twpkbvlgsr - hkuzfsbss - olcrludiezibtfq

 

После создания организационной структуры создаем виды документов. Путь по меню:

Нормативно-справочная информация —> Виды документов —>Создать:

h-1c-contract-creation-graphbuh-wnddqoyt - qhigyxbf - ezezlksz-eovxwtmshqwxeur

 

Удобнее будет создать весь перечень видов документов и потом уже производить настройки связанные с бизнес-процессами, нумерацией и т.д.

Если нумерация документов зависит от вида документа, можно указать индекс нумерации нажав на кн. «Индекс нумерации».

i-1c-numbering- index-creation-graphbuh-wggwuaoi - zvsvzvd - vfcnngbme-qlfggicdpizjjos

 

После создания видов документов можно создать новые свойства и категории документов.

Создадим дополнительное свойство. По команде:

«Набор дополнительных свойств документов данного вида» —> «Подбор» —>»Создать».

j-1c-additional-attributes-1u -graphbuh- ybvruqxnsgldcx -nvevuhdio - ruiuqhmlfogxjxu

 

При создании нового свойства нужно указать тип и, если это справочник или перечисление, «указать значение свойств объекта». Значения задаются при нажатии соответствующей гиперссылки:

k-1c-value-object-property-properties-1u-graphbuh-yxxrpesx -bomtbjy-amrfnui-jucfbpfokelivbm

 

Для того, чтобы данный реквизит был доступен для данного вида документов, необходимо по кн. «Добавить в набор» добавить его в список доступных реквизитов.

O-1c-additional-attributes -graphbuh-haduxp-ijgkgbyltoczch - ictyxksaaz-ziadcxskhyunaty

 

Если видов документов много, а для разных документов свойства различаются, надо проводить работу по добавлению дополнительных реквизитов в список их дополнительных свойств. Для общих свойств можно установить признак принадлежности ко всем видам документов.

Путь  по которому проходит общий бизнес-процесс  внутреннего документа состоит из базовых бизнес процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение и т.д.

В процессе участвует один или несколько исполнителей, либо ролей исполнителей. Например, роль Юрист могут выполнять три сотрудника, и  всем им будет адресована задача. Адресация задачи  может ограничиваться подразделением или задаваться служебной иерархией, например, руководитель это непосредственный руководитель сотрудника. Участие исполнителей в выполнении бизнес-процесса может быть как последовательным , так и параллельным.

Чтобы запустить простейшие бизнес-процессы необходимо:

Запуск б.п шаг 1)Задать список ролей.

Путь по меню:

Управление бизнес-процессами  —> Роли исполнителей —>Создать:

p-1c-user -role-graphbuh-jlmrkbrcy - tvnob - zakluhrvtddw - gojrvsdiknjbphv - 1l

 

В списке исполнителей можно задавать конкретных пользователей, но этот способ имеет единственный плюс – сэкономить время сейчас. Т.к. не все руководители отделов даже из трех человек хотят /могут  подключаться к процессу во время своего отсутствия. При этом, при добавлении заместителя в список исполнителей данной роли, руководители во всех случаях будут также получать информацию о поступающих задачах.

Запуск б.п шаг 2) Задать исполнителей ролей.

q-1c-user -role-graphbuh-dihxpabnp - ypmee - unjjrztedybe - jdkqgnznlonncdl - 1r

 

Если, допустим, какая то роль действует только в пределах какого то подразделение, указываем адресацию:

 

В свойствах элемента Роль исполнителя  должна быть задана возможность использовать адресацию:

r-1c-user -role-graphbuh-mgpbbuane - mxclx - oxzdvsijjwcg - erjzfvfvxhpxutj - 1s

 

Запуск б.п шаг 3) Создать шаблоны бизнес-процессов.

Путь по меню:

Управление бизнес-процессами  —> Шаблоны бизнес-процессов —> выбрать тип бизнес-процесса —>Создать:

Можно выделить два типа шаблонов: с одним исполнителем и несколькими.

s-1c-pattern- scheme -route- process-graphbuh-wsshbedqx - muvdjhv - qbtwou-xwoistpp-ilibtkfxadku-znegjuhcrwxoslx - 1k

 

В случае с несколькими исполнителями, необходимо задать порядок согласования:

-последовательно

-паралллельно

-смешанно.

t-1c-pattern- scheme -route- graphbuh-process-ptuchxqiz - mascnam - ahkmbb-drfigpws-smlmotkfckrc-cuqchrkrdlshdyp - 1j

 

Кроме ролей и собственно, пользователей,  можно указывать исполнителей, которые вычисляются согласно предоставленным в списке выбора  функциям  автоподстановкой. Например, непосредственный руководитель автора документа.

u-1c-pattern- scheme -route- process-graphbuh-sfltorxdv - pkmovvx - uorjmn-rweckrcv-jubvoqnmticd-uqzpntefcqttnxw - 1y

 

Для всех типов  документов (внутренних, входящих, исходящих) предусмотрены предопределенные простые шаблоны и сложный шаблон, который является последовательностью этих простых шаблонов. Связь представлена на таблице:

  Простые бизнес-процессы Композиция
Входящих документ Рассмотрение, Исполнение, Ознакомление, Поручение Обработка входящего документа=

Рассмотрение+

Исполнение/Ознакомление+

Поручение (поместить в дело)

 

Внутренний документ Согласование, Рассмотрение,Утверждение,

Исполнение, Ознакомление,Регистрация,

Поручение

Обработка внутреннего документа=

Согласование +

Утверждение+

Регистрация+

Рассмотрение+

Исполение/Ознакомление+

Списание(поручение)

Исходящий документ Согласование, Утверждение,

Исполнение, Ознакомление,Регистрация,

Поручение

Обработка исходящего документа=

Согласование+

Утверждение+

Регистрация

 

Обработка документа не обязана состоять из перечисленных бизнес процессов:

V-1c-pattern- scheme -route- process-graphbuh-ytemvmcrp - ojtyeua - voyuvp-ikpohydq-wbjanenqv-defwcjrdfgb-zbrilgwte-akbbtcpypguskzp - 1n

 

Изложенного выше достаточно, чтобы задать основные контуры бизнес-процессов предприятия и тестировать их с сотрудниками какого-нибудь подразделения, например с юристами.

Желательно, чтобы эти люди были заинтересованы в проекте (автоматизации), поскольку увеличение труда может неприятно удивить энтузиастов автоматизации.

 

Источник

http://infostart.ru/public/103611/

Прайс-лист

Если Вас заинтересовал программный продукт «1С:Документооборот 8″, обращайтесь по телефону +38 (044) 495 45 37 и специалист ответит на все Ваши вопросы.

Артикул Продукт Цена, грн.
4601546071880 1С:Документооборот 8 9 720
1С:Документооборот 8. КОРП для Украины 27 000

Сравнение версий

Сравнение версий 1С:Документооборота 8

Программа «1С:Документооборот 8» выпускается в версиях ПРОФ и КОРП.

«1С:Документооборот 8 ПРОФ» предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот. «1С:Документооборот 8 КОРП» рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.

Сравнение функционала

В таблице приводится список функциональных возможностей программы «1С:Документооборот 8» и их наличие в версиях ПРОФ и КОРП.

1С:Документооборот 8

ПРОФ

КОРП

Общие функции для версий ПРОФ и КОРП
Учет входящих документов
Учет исходящих документов
Учет внутренних документов

Учет договоров

Ведение учета по номенклатуре дел
Автоматическая генерация регистрационных номеров
Настройка правил учета документов в разрезе видов документов
Сканирование документов
Распознавание изображений
Автоматическая загрузка файлов из каталогов
Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел
Учет передачи дел в архив, уничтожение дел
Учет по организациям
Учет по вопросам деятельности
Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов
Загрузка и отправка документов и файлов по электронной почте
Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске
Коллективная работа с файлами любых типов
Хранение и контроль версий
Ведение журнала передачи документов
Настройка личного доступа к документам
Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности
Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов
Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ
Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ
Сложное согласование документов
Настройка дополнительных связей между документами
Автоматическое заполнение документов по шаблонам
Учет нескольких резолюций по документу
Учет и контроль переадресации входящих документов
Учет и контроль передачи документов
Учет затрат рабочего времени сотрудников
Многовалютный учет сумм в документах
Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут
Настройка и использование дополнительных реквизитов
Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение)
Шаблоны бизнес-процессов
Распределенная информационная база
Полнотекстовый поиск любых данных
Обмен данными с типовыми конфигурациями
Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.2
Версионирование объектов
Уведомление о задачах по электронной почте
Структура организации
Дополнительные отчеты и обработки
Списки рассылки по корреспондентам
Способы доставки
Решение вопросов выполнения задач
Расширение списка согласующих после старта согласования
Последовательное выполнение процесса «Исполнение»
Дополнительные реквизиты процессов и задач
Список последних обращений к данным
Расширенный полнотекстовый поиск
Нумерация по связанному документу
Размещение файлов в томах по условиям
Автоматическая очистка устаревших версий
Учет недействительных пользователей
Рабочие группы
Встроенный текстовый редактор
Бизнес-события
Изменение срока действия документов
Комплекты документы
Визы согласования
Интеграция с локальным почтовым клиентом
Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
Вывод документов в разных классификационных разрезах
Подписки на события
Уведомления о событиях
Банковские счета

Функции, доступные только в версии КОРП

Штрихкодирование документов и файлов
Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
Печать регистрационного штампа
Принятие задач к исполнению
Настройка и использование условий маршрутизации
Периодические бизнес-процессы
Учет и использование графиков работы
Иерархия бизнес-процессов
Остановка бизнес-процессов
Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборота 8» из других приложений
Категоризация данных
Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам
Перенос сроков выполнения задач
Протоколирование работы пользователей
Рабочий стол руководителя
Комплексные процессы
Автоматическая рассылка отчетов
Управление мероприятиями
Форум
Встроенная почта
Проекты
Система внешнего документооборота (СВД)
Множественные состояния документов
Настройка доступности по состоянию
Настраиваемое делегирование прав
Фотографии пользователей
Ограничение доступа через веб-серверы
Проверка сложности пароля

 

Механизмы интеграции

Интеграция с другими конфигурациями и приложениями

«1С:Документооборот 8» редакции 1.1.3 содержит различные механизмы интеграции с конфигурациями «1С:Предприятия 8» и другими приложениями:

  1. Загрузка файлов.
  2. Загрузка и отправка электронной почты.
  3. Правила обмена.
  4. Планы обмена.
  5. Веб-сервис работы с файлами.
  6. Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами.
  7. Веб-сервис документооборота.
  8. Веб-сервис очереди сообщений для асинхронного взаимодействия.
  9. Другие возможности.

Загрузка файлов

«1С:Документооборот 8» умеет автоматически загружать файлы из указанного каталога в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в нужную папку «1С:Документооборота 8» с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот вашего предприятия.

Это удобно использовать для интеграции, например, с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.

Загрузка и отправка электронной почты

Любой документ или файл «1С:Документооборота 8» можно отправить по электронной почте, например, контрагенту или сотруднику, работающему в другом офисе.

Предусмотрена возможность загрузки почтовых сообщений из одного или нескольких почтовых ящиков. Почтовые сообщения загружаются в справочники входящих или внутренних документов вместе с вложениями.

Почтовое сообщение может включать в себя файл описания документа, соответствующий ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». При загрузке такого сообщения «1С:Документооборот 8» автоматически заполнит все реквизиты входящего или внутреннего документа. При отправке документов из «1С:Документооборота 8» по электронной почте это сообщение взаимодействия СЭД формируется автоматически и добавляется к электронному письму вместе с другими вложениями.

При отправке и загрузке электронной почты поддерживается ЭЦП и шифрование.

Подробнее отправка и загрузка почты рассмотрены в книге «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 1.1. Описание».

Правила обмена

В комплект поставки «1С:Документооборота 8» включены правила обмена с другими типовыми конфигурациями «1С:Предприятия 8», работающими в режиме «Обычное приложение»:

  • «Бухгалтерия предприятия КОРП», редакция 2.0;
  • «Комплексная автоматизация», редакция 1.0;
  • «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5;
  • «Управление производственным предприятием», редакция 1.2;
  • «Управление торговлей», редакция 10.

Используя эти правила обмена и входящие в комплект поставки обработки, можно организовать ручной обмен общими справочниками и документами.

В комплект поставки также входит демонстрационное правило обмена, которое показывает возможности переноса согласованных договоров между конфигурациями «Документооборот» и «Управление производственным предприятием» ред. 1.2.

Подробнее правила обмена описаны в книге «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 1.1. Описание».

Планы обмена

В «1С:Документооборот 8» встроены планы обмена с другими типовыми конфигурациями, разработанными с использованием библиотеки стандартных подсистем, например:

  • «Управление торговлей», 11.0.6;
  • «Управление небольшой фирмой», 1.2.2.

Предусмотрен также план обмена 1С:Документооборот – 1С:Документооборот, который удобно использовать для организации распределенной или межведомственной системы электронного документооборота.

Используя эти планы обмена, можно организовать автоматический обмен общими справочниками и документами. По аналогии с ними можно разработать и использовать свои планы обмена для решения узкоспециализированных задач, например, обмен кадровой документацией с конфигурацией «Зарплата и управление персоналом» или первичной бухгалтерской документацией с конфигурацией «Бухгалтерия предприятия».

Подробнее планы обмена описаны в книге «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 1.1. Описание».

Веб-сервис работы с файлами

«1С:Документооборот 8» можно использовать как внешнюю библиотеку файлов, которая может быть предназначена для различных внешних программ:

  • конфигураций на платформе «1С:Предприятие 8.2»;
  • других приложений, которые умеют работать с веб-сервисами.

Применение «1С:Документооборота 8» как библиотеки файлов позволяет:

  • присоединить файлы к объектам вашей информационной базы;
  • разгрузить вашу информационную базу за счет переноса хранимых файлов в «1С:Документооборот 8»;
  • обеспечить безопасное, надежное и централизованное хранение неструктурированной информации вашего предприятия;
  • интегрировать файлы, относящиеся к вашей информационной базе, в общий документооборот предприятия;
  • организовать единое хранилище файлов для разных информационных баз и приложений.

Подробнее веб-сервис работы с файлами описан в книге «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Документооборот». Редакция 1.1. Описание».

Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами

Этот механизм интеграции появился в программе «1С:Документооборот 8» редакции 1.1.3.

Основное назначение этого механизма интеграции – автоматизировать такие процессы обработки данных, которые пересекают границы различных информационных баз. Второе назначение механизма – сделать пересечение этих границ незаметным для пользователей.

Примеры бизнес-процессов, пересекающих границы конфигураций:

  • бизнес-процесс обработки заказа покупателя начинается в информационной базе УТ11, продолжается в «1С:Документообороте 8» и заканчивается в УТ11;
  • согласование исходящего документа начинается и заканчивается в «1С:Документообороте 8», но одним из согласующих лиц является менеджер по продажам, который работает в информационной базе УТ11.

Как работает этот механизм.

Некоторые роли исполнителей могут быть определены как внешние. Установка роли признака «Внешняя» указывает программе на то, что исполнители этой роли определены в другой информационной базе. Для пользователей эта роль ничем не отличается от других.

Примеры ролей в программе «1С:Документооборот 8»:

  • Делопроизводитель (внутренняя),
  • Директор (внутренняя),
  • Менеджер по продажам (внешняя),
  • Главный бухгалтер (внешняя).

Рассмотрим пример, когда в качестве одного из исполнителей бизнес-процесса «Исполнение» в «1С:Документообороте 8» указан не конкретный сотрудник, а внешняя роль «Менеджер по продажам». В этом случае произойдет следующее:

«1С:Документооборот 8»

«1С:Управление торговлей», ред. 11

Для роли «Менеджер по продажам» будет сформирована задача «Исполнить»  
Создается и стартует специальный бизнес-процесс «Поручение», в котором эта задача будет указана как задача-источник. Дополнительно к этому поручению будут приложены:

  • содержание документа (предмета бизнес-процесса) в формате HTML;
  • файлы, присоединенные к этому документу
 
Происходит обмен внешними бизнес-процессами между «1С:Документооборотом 8» и УТ11
  В результате обмена в УТ11 появляется и стартует бизнес-процесс «Задание», в точности повторяющий бизнес-процесс «Поручение» из «1С:Документооборота 8». Он также содержит присоединенные файлы и включает в себя содержание документа из «1С:Документооборота 8» в формате HTML. В результате старта задания появляется задача, назначенная роли «Менеджер по продажам».
  Сотрудник, исполняющий в УТ11 роль «Менеджер по продажам», знакомится с этой задачей, приложенным к ней HTML содержанием документа и его файлами и отмечает ее как выполненную. Это приводит к завершению бизнес-процесса «Задание»
Происходит обмен внешними бизнес-процессами между «1С:Документооборотом 8» и УТ11
Ранее созданный бизнес-процесс «Поручение» завершается и автоматически помечает свою задачу-источник из бизнес-процесса «Исполнение» как выполненную. Таким образом, бизнес-процесс «Исполнение» продвигается дальше по маршруту  

План обмена внешними бизнес-процессами между типовыми конфигурациями и «1С:Документооборотом 8» является частью библиотеки стандартных подсистем. Этот план обмена переносит между конфигурациями такие данные, как:

  • бизнес-процессы «Поручение» и «Задание»,
  • присоединенные к ним файлы,
  • задачи этих бизнес-процессов,
  • внешние роли.

В процессе обмена происходит преобразование бизнес-процесса «Поручение» из «1С:Документооборота 8» в бизнес-процесс «Задание» из БСП и наоборот.

Для использования этого механизма интеграции необходимо настроить конфигурации следующим образом:

  • в настройках программы на закладке «Бизнес-процессы» установить флажок «Использовать интеграцию бизнес-процессов»;
  • настроить узлы обмена данными (раздел «Настройка и администрирование»);
  • настроить внешние роли (раздел «Задачи и бизнес-процессы»).

В карточках задач внешних бизнес-процессов исполнителям дополнительно показан список присоединенных файлов и содержание предмета задачи в формате HTML или в формате табличного документа «1С:Предприятия 8» (MXL).

В остальном обработка задач внешних бизнес-процессов ничем не отличается от обработки задач других бизнес-процессов.

Веб-сервис документооборота

Начиная с редакции 1.1.3, в «1С:Документообороте 8» предусмотрен веб-сервис для синхронной интеграции с другими приложениями. Синхронная интеграция применяется для реализации пользовательского интерфейса и для неинтерактивного онлайн взаимодействия интегрированных конфигураций и приложений.

Веб-сервис «DM» (Documents Management) содержит только одну операцию execute(). Эта операция принимает запрос на выполнение того или иного действия, а возвращает ответ. Классы запросов (Request) и ответов (Response) определены в XDTO-пакете этого веб-сервиса. Всего предусмотрено 23 пары запрос-ответ.

С использованием этого веб-сервиса в «Библиотеке стандартных подсистем» сделана подсистема «Интеграция с 1С:Документооборотом». Эта подсистема позволяет бесшовно (т. е. незаметно для пользователя) интегрировать другие конфигурации с «1С:Документооборотом 8» на уровне пользовательского интерфейса. Для сотрудников это будет выглядеть как работа в единой информационной базе в едином интерфейсе с общими данными.

Примеры интеграции:

  • Из карточки документа «Заказ покупателя» в УТ11 сотрудники смогут сформировать исходящий документ «1С:Документооборота 8», отправить его на согласование, утверждение, регистрацию и контролировать эти процессы.
  • Ответственный за работу с контрагентом в УТ11 может посмотреть его входящие и исходящие документы и узнать, какие процессы идут по этим документам и в какой стадии они находятся.
  • Менеджер по продажам может присоединить к документу «Заказ покупателя» в УТ11 файлы, поступившие от клиента по электронной почте и подписанные ЭЦП. Хранение этих файлов и сведений об ЭЦП обеспечит «1С:Документооборот 8».

Описание этого веб-сервиса, его операций и классов приводится в файле «Описание веб-сервисов», который входит в комплект поставки.

Веб-сервис очереди сообщений для асинхронного взаимодействия

Начиная с редакции 1.1.3, в «1С:Документообороте 8» предусмотрен веб-сервис для асинхронной интеграции с другими приложениями и конфигурациями по принципу «отправил и забыл». Приложение-потребитель отправляет в «1С:Документооборот 8» запросы на обработку путем вызова операции put и получает ответы вызовом операции get. Обработка сообщений может выполняться «1С:Документооборотом 8» в любом порядке. На один запрос может быть сформировано несколько ответов.

Классы запросов (Request) и ответов (Response) определены в XDTO-пакете этого веб-сервиса. Всего предусмотрено 23 пары запрос-ответ.

Этот веб-сервис удобно использовать для интеграции «1С:Документооборота 8» с другими приложениями на платформе ESB (Enterprise Service Bus).

Описание этого веб-сервиса, его операций и классов приводится в файле «Описание веб-сервисов», который входит в комплект поставки.

Другие возможности

Исходный код «1С:Документооборота 8» открыт, и вы можете добавлять к нему другие интеграционные механизмы, даже не снимая конфигурацию с поддержки.

Так, например, можно добавить:

  • дополнительные веб-сервисы для взаимодействия с другими приложениями;
  • дополнительные планы обмена данными с нетиповыми конфигурациями;
  • механизмы взаимодействия с другими приложениями на основе COM-технологий;
  • регламентные задания для автоматизированной обработки электронной почты;
  • и многое другое.

 

Новейшая версия платформы

Новейшая версия платформы

Прикладное решение «1С:Документооборот 8″ разработано на платформе «1С:Предприятие 8.2″, которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

Платформа «1С:Предприятие 8″ поддерживает работу с различными СУБД — файловый режим, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Сервер «1С:Предприятия 8″ может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. Это обеспечивает при внедрении возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

Индивидуальные настройки

Индивидуальные настройки

Рабочий стол пользователя

Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол, обеспечивающий быстрый доступ ко всем необходимым документам, спискам, отчетам и т.д. Ниже приведены примеры настроенных рабочих столов, предназначенных для сотрудников, выполняющих определенную роль. Возможности доступа сотрудника к данным ограничиваются правами, заданными для его роли.

Рабочий стол секретаря

Секретарь организации работает со списком своих задач, ведет переписку, редактирует документы. На рабочем столе предусмотрена панель избранного для быстрого доступа к часто используемым данным – сведениям о сотрудниках, списку полезных телефонов, рекомендациям по составлению исходящих писем и т.д.

Рабочий стол руководителя отдела

Руководитель проектного бюро работает со списком своих задач, разрабатывает проектную документацию. На рабочем столе предусмотрена панель избранного для быстрого доступа к часто используемым данным и панель полнотекстового поиска для нахождения нужной информации.

Рабочий стол директора

Директор работает со списком своих задач и обращается к панели избранного для быстрого доступа к интересующим данным – отчетам о затратах рабочего времени, сведениям об исполнительской дисциплине и т.д.

Права доступа

Администратором или пользователем, имеющим соответствующие полномочия, определяются права доступа пользователей. Права доступа к файлам настраиваются по папкам для пользователей и групп с учетом наследования прав родительской папки. Можно установить разрешающие и запрещающие права.

Права доступа к внутренним документам

Настройка прав производится по папкам и видам внутренних документов. Настройка по папкам документов аналогична настройке по папкам файлов: можно установить разрешающие и запрещающие права, указать права для пользователей и групп с учетом наследования прав родительской папки.

Для вида внутренних документов права настраиваются через группы доступа как для пользователей, так и для групп пользователей. Права доступа к внутренним документам передаются присоединенным файлам и их версиям.

В приведенном примере группе доступа Пользователь, в которую входят все пользователи, запрещен доступ ко внутренним документам видовБухгалтерский отчет и Трудовой договор.

Права доступа к входящим и исходящим документам

Права настраиваются через группы доступа с учетом следующих реквизитов документа:

  • Вид документа,
  • Гриф доступа,
  • Корреспондент (группа доступа корреспондентов).

Права могут указываться как для пользователей, так и для групп пользователей. Входящие и исходящие документы передают права доступа присоединенным к ним файлам и их версиям.

Права доступа к бизнес-процессам и задачам

Правами доступа к бизнес-процессам и задачам обладают:

  • автор бизнес-процесса (задачи),
  • все участники бизнес-процесса (только чтение),
  • исполнитель задачи (изменение своей задачи),
  • линейные руководители участников бизнес-процессов (только чтение).

Роль Контроль задач и бизнес-процессов имеет полные права на все бизнес-процессы и задачи.

Права доступа к отчетам

Рядовые сотрудники могут работать только со своими отчетами. Руководитель подразделения имеет право просмотра всех ежедневных отчетов сотрудников своего подразделения.

Роль Контроль ежедневных отчетов дает полные права на все ежедневные отчеты всех сотрудников.

Права доступа к другим данным

Доступ к другим данным в зависимости от данных и ролей пользователей ограничивается по:

  • группам доступа корреспондентов,
  • группам доступа физических лиц,
  • видам документов,
  • папкам файлов и документов,
  • грифам.

Интернет и электронная почта

Интернет и электронная почта

«1С:Документооборот 8″ поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Это позволяет, например, подключить к работе клиентов или сотрудников, находящихся в данный момент вне офиса.

 

Любой документ или файл «1С:Документооборота 8″ можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. При отправке входящих и исходящих документов почтовый адрес получателя подставляется автоматически из адреса соответствующего контактного лица или корреспондента.

 

Также в программе поддерживается:

  • Загрузка входящих или внутренних документов,
  • Автоматическая привязка к корреспонденту по адресу почты,
  • Загрузка всех вложенных файлов.

Зарегистрированные пользователи могут обновлять программу через Интернет.

 

 

Бумажный документооборот

Поддержка бумажного документооборота

Ведение номенклатуры дел

В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в программе настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов. Каждое дело (том) символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов.

Для каждого дела (тома) заводится карточка, в которой можно указать индекс, категорию, срок хранения, перечень номеров статей, отметки ЭПК.

 

Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ведется сотрудником, ответственным за нормативно-справочную информацию.

Текущая номенклатура дел может быть автоматически перенесена на следующий год.

Печать и сканирование

Номенклатура дел может быть выведена на печать в общепринятом формате. Подготовленный бумажный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Программа позволяет вывести на печать также различные делопроизводственные бланки, необходимые для поддержки бумажного делопроизводства, например:

  • Обложку дела,
  • Внутреннюю опись дела,
  • Лист-заверитель дела,
  • Карту-заместитель дела.

При печати некоторых бланков возможен вывод наименования предприятия и ФИО ответственных лиц, например, руководителя предприятия, руководителя службы ДОУ (документационное обеспечение управления) и т.д.

Любой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего интерфейс TWAIN. По окончании процесса сканирования будет автоматически создана электронная копия документа (файл). На основании этого файла можно создать внутренний документ для списания в дело.

При необходимости в карточке документа можно указать сведения о составе его бумажной версии:

  • количество листов,
  • количество приложений,
  • количество листов в приложениях.

Журнал передачи

Для каждого входящего, исходящего или внутреннего документа заводится карточка. Из карточки документа доступен журнал передачи. Журнал содержит записи о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам, а также о возврате переданных документов. Ведется сотрудником, ответственным за делопроизводство.

С помощью данных журнала передачи по документам, находящимся у сотрудников, можно подготовить и распечатать отчет.

 

Учет рабочего времени

Учет рабочего времени

В программе ведется учет затрат рабочего времени сотрудников, построенный на основе ежедневных отчетов о проделанной работе. Данные отчетов представлены в разрезе видов работ. Перечень видов работ ведется ответственным за нормативно-справочную информацию, исходя из соображений анализа затрат рабочего времени.

Ежедневные отчеты заполняются сотрудниками самостоятельно с использованием функции автоматического добавления записей.

На основании ежедневных отчетов можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

 

Данные по учету и контролю рабочего времени позволяют:

Директору – оценить, на какие виды работ затрачивается больше всего времени и средств. Например, выяснив, что 50% рабочего времени сотрудников уходит на совещания, и сопоставив расход времени с фондом заработной платы в программах »1С:Зарплата и Управление Персоналом 8″, »1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8″, можно оценить соответствующие денежные расходы.

Линейному руководителю – оценить загрузку сотрудников, например:

  • Иванов больше половины рабочего времени вынужден тратить на разбор почты.
  • Петров в течение недели занимался «перспективными исследованиями».

Отчетность

Для анализа работы организации в программе предусмотрена возможность построения большого количества разнообразных отчетов, в том числе:

  • Представление итоговой информации руководству,
  • Анализ данных,
  • Оперативный контроль,
  • Печать официальных документов.

Большинство отчетов представлены в нескольких вариантах. Ниже приведено несколько примеров подготовленных отчетов.

Журнал передачи (вариант Документы, находящиеся у исполнителей)

 

Сводка по видам документов

Документы в делах (томах)

Статистические отчеты по документообороту

Отчет по бизнес-процессам (вариант Статистика по видам)

Отчет по задачам (вариант Текущие задачи)

Справка об исполнительской дисциплине