Тел.: +38 044 495 45 37
Линия консультации: +38 044 360 41 19

Хранение файлов

Хранение файлов

В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот 8″ позволяет работать с файлами любых типов:

  • офисные документы,
  • изображения,
  • тексты,
  • аудио- и видеофайлы,
  • архивы,
  • файлы систем проектирования и другие.

Для работы с файлами различных типов используются приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с соответствующим типом файлов.

Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя.

В информационной базе для хранения файлов предусмотрена структура папок. Файлы распределяются по папкам. Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа.

Могут использоваться различные подходы к построению структуры папок:

  • в соответствии с организационной структурой предприятия (например, АдминистрацияБухгалтерияСервисная служба);
  • по тематике файлов (например, ПланыКалькуляцииИсследованияРекламные материалыПроектные документы и т. д.);
  • по уровню доступа (например, ОбщиеКонфиденциальные).

Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами:

  • перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop),
  • импортировать каталоги,
  • импортировать файлы,
  • создать новый файл на основании другого файла, уже помещенного в информационную базу,
  • создать новый файл путем сканирования бумажного документа.

«1С:Документооборот 8″ позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу «1С:Документооборота 8″.

С файлами, хранящимися в информационной базе, возможны следующие операции:

  • Просмотреть,
  • Редактировать,
  • Закончить редактирование с сохранением измененного файла в информационной базе и снятием пометки занятости,
  • Занять с открытием файла или без него,
  • Открыть каталог файла – открытие каталога на локальном компьютере с сохранением в нем файла ИБ, открытого для просмотра или редактирования,
  • Отменить редактирование – снятие с файла пометки занятости без сохранения изменений,
  • Сохранить изменения – сохранение изменений без снятия с файла пометки занятости,
  • Сохранить как – сохранение файла в указанном каталоге на локальном компьютере или переносном устройстве.
  • Обновить из файла на диске – обновление файла ИБ из файла на на локальном компьютере или переносном устройстве.

На каждый файл в программе автоматически заводится учетно-регистрационная карточка, которая обеспечивает его быстрый поиск. Кроме того, в программе предусмотрен полнотекстовый поиск не только по всем полям учетно-регистрационной карточки, но и по содержимому файлов популярных форматов.

Полнотекстовый поиск производится по всем данным (документы, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и т. д.) с учетом русской, английской и украинской морфологии. Поддерживается поиск похожих слов.

 

 

Copyright © IT-Artel.