Тел.: +38 044 495 45 37
Линия консультации: +38 044 360 41 19

Автоматизация документооборота ГП "Украинский фармацевтический институт качества"

Компанией «Ай Ти Артель» автоматизирован документооборот ГП «Украинский фармацевтический институт качества».

Основной деятельностью ГП «Украинский Фармацевтический Институт Качества» является проведение экспертиз:

  • проектов регламентов на производство лекарственных средств;
  • проектов-досье производственных участков;
  • проектов строительства и реконструкции производственных участков;
  • материалов заявки о выдаче сертификата или заключения о соответствии производства лекарственных средств требованиям GMP.

Необходимость автоматизации системы документооборота была обусловлена значительным бумажным документооборотом предприятия, частым отсутствием на рабочих местах сотрудников в связи с командировками, необходимостью контроля сроков по выполнению экспертиз и проверок.

Перед компанией «Ай Ти Артель» были поставлены следующие задания:

  • оптимизировать бизнес-процессы компании для сокращения срока их прохождения;
  • повысить контроль над качеством и сроками выполнения поставленных заданий сотрудникам;
  • сократить бумажный документооборот;
  • уменьшить сроки согласования документов;
  • сократить время на поиск необходимой документации;
  • обеспечить доступ всех сотрудников к единой базе документооборота;

В марте 2013 года на базе ПП «1С:Документооборот 8 КОРП для Украины» было автоматизировано 25 рабочих мест и запущены в работу следующие подсистемы:

  • делопроизводство;
  • учет и хранение документов;
  • учет и контроль исполнения поручений;
  • учет договоров.

Кроме того, специалистами фирмы «Ай Ти Артель» была разработана и реализована система ролевого согласования документов. Список согласующих лиц определялся конкретными ролями и должностями пользователей, таким образом, при отсутствии сотрудников за них могли согласовать документы другие пользователи с одинаковыми ролями. Настроены механизмы оповещений сотрудников о постановке им новых заданий, также разработаны и реализованы оповещения сотрудников о приближении крайних сроков исполнения заданий. Настроены шаблоны бизнес-процессов, документов и файлов в системе, что помогло сократить время на создание новых документов. Добавлены новые реквизиты для отображения всей необходимой информации в документах компании. Разработана автоматическая остановка и запуск бизнес-процессов согласно нашим требованиям. По всем процессам были написаны пошаговые инструкции для пользователей по работе с документами.

В результате реализованного на предприятии «Украинский фармацевтический институт качества» проекта автоматизации делопроизводства:

  • повысился контроль сроков выполнения поставленных заданий;
  • значительно сократилось время согласования документов;
  • организовано хранение всех документов в электронном виде;
  • автоматизировано прохождение бизнес-процессов предприятия;
  • сократился срок составления новых документов.

Copyright © IT-Artel.